استراتژی های کلیدی برای ارتقای ارتباطات تجاری شما

تقریبا 90 درصد از کارمندان احساس می کنند که برقراری ارتباط بین فروشندگان و خریداران بسیار راحت است و به همان اندازه در هر مکان و لجظه ای امکان پذیر است . اکثریت قریب به اتفاق آنها معتقدند که استراتژی های ارتباطی و تجاری شرکت هایی که برای آنها کار می کنند به سادگی یک لیوان آب خوردن است اما این مسله کاملا برعکس است.

به طور واضح تر برقراری ارتباط ساده است اما نگه داری و حفظ ارتباطات کمی سختر و البته از مرحله اول مهمتر است. مواردی مانند سازماندهی ضعیف، ناکارآمدی مدیریت پروژه و کمبود ابزارهای آنلاین و امکانات ارتباطی می تواند به طور جدی در ارتباطات خارجی و داخلی یک شرکت یا کسب و کار تداخل ایجاد کند. برای اطمینان از برقراری ارتباط موثر تجاری شما در داخل و خارج از سازمان باید راهکارهای زیر را که در ادامه توضیح می دهیم در نظر داشته باشید.

استفاده از سیستم مدیریت پروژه آنلاین

سیستم مدیریت پروژه به شما و مشتریان این امکان را می دهد تا پروژه های در حال انجام را بررسی کنید و هر دو طرفین از میزان پیشرفت و چالش های آن در اطلاع باشند . برخی از داغ ترین ابزارها در صنعت نرم افزاری مدیریت پروژه عبارتند از Asana، MeisterTask، Basecamp، Nifty و Teamwork Projects.

ابتدا تمامی سیستم‌های مدیریت پروژه را بررسی و مقایسه و انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای خاص سازمان شما مطابقت دارد.مثلا در ایران سیستم تیکت زدن آنلاین برای مشتریان بسیار حائز اهمیت است و حتما سعی کنید که سیستم مدیریت پروژه شما شامل این مورد باشد. ویژگی‌هایی که باید مراقب آن‌ها باشید عبارتند از پنجره های وظیفه (که مدیران را قادر می‌سازد وظایف یا پروژه‌های خاصی را به افراد اختصاص دهند)، حوزه‌های بحث و گفتگو (جایی که طرفین به صورت آنلاین درباره پروژه بحث می کنند) ، وضعیت‌ها و به‌روزرسانی‌ها، پیشرفت و مدیریت کار و موارد دیگر. برخی از نرم‌افزارها می‌توانند با مخازن مبتنی بر ذخیره سازی ابری ادغام شوند تا امکان همکاری بین بخش‌های دور و نزدیک فراهم شود.

تکیه کردن بر نرم افزار ، اینترنت و موبایل

وجود نرم افزار و اینترنت این امکان را می دهد تا کاربران بدون توجه به جایی که هستند کار خود را انجام دهند. برای دسترسی به داده های شرکت یا به روزرسانی همکاران خود در مورد پیشرفت پروژه ، آنها می توانند به سادگی وارد گوشی هوشمند یا تبلت خود شده و از نرم افزاری که به همین منظور تعبیه شده است استفاده کنند. امروزه بسیاری از کارها از طریق راه دور و بدون نیاز به مراجعه حضوری انجام می شود و برای تاثیر گذاری در ارتباطات لازم است که این مورد را حتما در نظر داشته باشید و برای کارهایی که از طریق تلفن انجام می شوند را به مراجعه جضوری ارجاع ندهید.

به پلتفرم های آنالیتیکس و تحلیل داده ها تکیه کنید که بدردتان می خورد

با صرف نظر از اندازه و وسعت کسب و کارتان ، دانستن اینکه تا چه حد تلاش‌های ارتباطی شما با نشانه‌های خود مطابقت دارد، مهم است. نرم افزارهای تجزیه و تحلیل می تواند به شما کمک کند تا بفهمید کدام خبرنامه ها خوانده می شوند، آیا ایمیل های شما حذف می شوند یا نه، و کدام کانال های پیام رسانی فعال ترین هستند. کدام یک از شبکه های اجتماعی شما دنبال کننده بیشتری دارد ؟

نتایج به‌دست‌آمده می‌تواند به شما کمک کند استراتژی‌های موثری را با کارمندانی که کمتر در کانال‌های مربوطه خود فعال هستند به اشتراک بگذارید. همچنین می‌توانید از نتایج برای بهتر مدیریت کردن محتوا و ارتباطات استفاده کنید . به طور مثال اگر افراد استفاده کننده از ایمیل ها زیاد هستند همین راه را ادامه داده و آنرا بهتر کنید. ببینید که چگونه مخاطبانتان در طول زمان تغییر می‌کنند، بدانید کسب‌وکارتان چگونه در مقابل رقبا عمل می‌کند و تأثیرگذارترین کاربرانتان را شناسایی کنید.

استفاده از ویدئو و اینفوگرافیک

محتوای نوشتاری همیشه یکی از مهمترین اقدامات اولیه برای گرفتن ارتباط با سایرین است درست مثل نویسنده ای که کتاب می نویسد و خواننده با مطالعه آن به دانش و افکار نویسنده پی می برد . در واقع خواننده با خواندن کتاب می تواند یک پل ارتباطی میان خود و نویسنده ایجاد کند. اما امروزه در دنیای ارتباطات معمولا رسانه تاثیرگذاری بیشتری دارد. ویدئو روشی پویاتر و سرگرم‌کننده‌تر برای آموزش کارکنان، توضیح رویه‌های جدید و اشتراک‌گذاری اضافات و اطلاعیه‌های مهم است. بنابراین، بسیاری از مدیران یک سری فیلم های آموزشی در رابطه با نفرات جدید ، کار با نرم افزار و دیگر قسمت های پروژه تهیه می کنند تا آنها را راهنمایی کنند یا آنها را در مورد موضوعات مهم به روشی سریع تر و کارآمدتر مطلع کنند. در همین حال، اینفوگرافیک ها برای مواقعی ایده آل هستند که کارکنان باید دستورالعمل ها یا داده های کلیدی را در دسترس داشته باشند. ویدئو به دلیل طولانی بودن ممکن است نیاز به نوت برداری داشته باشد، در حالی که اینفوگرافیک ها تمام اطلاعات مورد نیاز کارکنان را در یک کار گرافیکی راحت فراهم می کند.

بیشتر کارمندان احساس می‌کنند که استراتژی ارتباطی شرکت‌شان کاملاً درست نیست. خبر خوب این است اگر همین موارد گفته شده را به خوبی اجرا کنید در آینده نه چندان دوری به روابط و ارتباطات مهمی دست پیدا خواهید کرد . به طور کلی در جمع بندی خلاصه مطالب گفته شده :

بهترین استراتژی‌ها شامل استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین، نرم‌افزار موبایل، پلتفرم‌های تحلیلی و البته ویدئو و اینفوگرافیک برای ارتباطات پویاتر است.